Membres (1) paramétrer

Le paramétrage du service de gestion des membres est assez aisé, il se fait avec des droits "coordinateur". Pour cela, une fois sur l'AMAP, rendez vous sur l'action "Paramétrer" du bloc "Coordonner" à gauche.

Comment paramétrer le service de gestion des membres?

Ci dessous les options à activer pour faire fonctionner le service de gestion des membres (seule la partie qui nous intéresse a été extraite).



Gestion des membres: pour pouvoir utiliser les services de gestion des membres il faut cocher cette case. Si elle n'est pas cochée, pas de communication entre les mais et impossible d'activer les inscriptions en ligne. Par contre pas de panique, le nombre de membres n'est plus affiché dans le résumé de l'AMAP.

Gestion des adhésions: il ne faut pas cocher cette case (qui n'est pas disponible sur tous les sites) dans le cas d'une AMAP. En effet cette option permet à des membres qui s'inscrivent en ligne de passer des commandes auprès de producteurs. On n'est plus en système AMAP dans ce cas (contrat et engagement sur la durée).

Inscriptions en ligne: trois options sont possible pour ce champ, leur fonctionnement est détaillé plus bas.

• Fermée: le visiteur qui a créé un compte sur le site ne peut que contacter l'AMAP mais pas s'inscrire
• Ouverte: le visiteur qui a créé un compte peut s'inscrire directement et devient membre (voir détails)
• Sur liste d'attente: le visiteur qui a créé un compte peut s'inscrire mais est identifié comme étant sur liste d'attente

Message de bienvenue: vous pouvez ici écrire un message que les personnes qui s'incrivent sur le site de l'AMAP recevront dans le mail de confirmation, notamment pour leur expliquer la suite de la marche à suivre.


Cas des inscriptions fermées

Vous opterez pour les inscriptions fermées si vous ne voulez pas que des personnes externes puissent s'inscrire ou souhaiter participer à l'AMAP, ou si vous ne voulez pas revevoir de demnades par email. Ce sera notamment le cas des AMAPs d'entreprise.
Pour tous les autres cas nous recommandons de ne pas fermer les inscriptions car il est possible de gérer ce canal assez facilement.

Cas des inscriptions ouvertes

Dans ce cas toute personne qui s'est créée un compte sur un des sites de réseau sur lequel apparaît votre AMAP pourra accéder à une inscription en ligne. L'internaute voit apparaître cette fonctionnalité "S'inscrire".


Une fois inscrit cet usager verra apparaître l'AMAP dans sa page d'accueil, il est considéré comme membre et peut accéder aux fonctions de communication (nous contacter > coordinateurs ou contacter les membres).



Simultanément l'utilisateur qui s'est inscrit reçoit un email de confirmation qui contiendra le texte paramétré dans le service (voir plus haut). Vous pouvez à cet endroit indiquer un message du type: "Bonjour et merci de vous être inscrits sur le site de notre AMAP XXX, vous pouvez désormais contacter les membres et coordinateurs. Attention, cette inscription n'est pas finalisée vous devez pour cela conclure un ou plusieurs contrats avec les producteurs. Un coordinateur va vous contacter très rapidement."

Dans ce message il sera important d'expliquer la suite de la démarche, où appeler, qui contacter, expliquer également qu'il y a de la place sur certaines AMAPs mais pas d'autres, etc.

Simultanément les coordinateurs reçoivent un message d'information leur indiquant qu'une personne s'est inscrite. Il est important que les coordinateurs d'organisent pour que chaque nouvel inscrit soit recontacté rapidement pour transformer cette "pré-inscription" en contrat(s) AMAPs. De plus nous vous recomandons de créer un groupe "pré-inscriptions pour bien identifier ces nouveaux inscrits, et de les supprimer rapidement s'ils ne concrêtisent pas leur engagement (voir les articles d'aide dédiés).

Il est possible de configurer l'AMAP pour que ces messages n'aillent que sur une seule adresse (voir ci dessous)



Cas des inscriptions sur liste d'attente

Dans ce cas la procédure d'inscription est pratiquement la même pour l'usager car il verra la possibilité de s'inscire, puis recevra le message d'accueil avec le message personnalisé.
Les coordinateurs ont ensuite la responsabilité de le recontacter, supprimer le membres s'il n'y a pas de suite.

Par contre la personne inscrite ne sera pas visible au travers des membres et automatiquement identidiée sur la liste d'attente.
Cette liste d'attente est accédée en filtrant les membres sur liste d'attente.


Nous ne recommandons toutefois pas d'utiliser la liste d'attente, elle a en effet un effet dissuasif très fort et rebute le visiteur. Dans le meilleur des cas la liste d'attente se remplit, et quand on souhaite recontacter les membres, ils ne répondent plus et on croit avoir un "stock de mangeurs" qui est purement virtuel. De plus il y a souvent des places pour des contrats "hors légumes" qui permettent ainsi de découvir l'AMAP et s'en rapprocher, en attendant qu'une place se libère. Enfin si les demandes d'inscription à l'AMAP sont énormes, il faudra proposer aux personnes de créer une nouvelle AMAP ou un nouveau jour de distribution. Dans tous les cas, mieux vaut ouvrir les inscriptions et intégrer toute personne qui a fait la démarche de se rapprocher d'une AMAP.